Una previsión de tesorería a 13 semanas que puede rellenar aquí mismo.

Esta es la misma herramienta que montamos dentro de las empresas con las que trabajamos, reducida a lo esencial y puesta aquí para que la use gratis. No pide correo, no pide registro y sus cifras no salen de su navegador: se guardan en su propio dispositivo y nosotros no las vemos.

Viene con el ejemplo de una empresa inventada para que vea cómo funciona. Cambie las cifras por las suyas y la tabla se recalcula sola.

Qué le está diciendo

El ejemplo que carga por defecto no es aleatorio. Es el caso que más veces nos hemos encontrado: una empresa que parece sana once semanas y se queda sin caja en la doce.

Mire el gráfico. Durante casi todo el trimestre el saldo se mantiene entre 27.000 y 74.000 €. Nada preocupante en un cierre de mes. Y sin embargo, la semana en que coinciden la nómina y un trimestre de IVA ya pagado, el saldo cruza el cero.

Una previsión mensual no habría visto esto. Habría enseñado un mes con entradas y salidas que casi cuadran. La semana concreta en la que los pagos chocan solo aparece cuando se mira semana a semana, y esa es toda la razón de ser de las trece columnas.

Cómo usarla con sus datos

Empiece por el saldo real, no por el contable. Lo que hay en el banco hoy, sumando todas las cuentas. No el saldo según su contabilidad, que llevará semanas de retraso.

En los cobros, ponga la fecha en que va a cobrar de verdad. No la del vencimiento pactado. Si un cliente tiene 60 días acordados y paga sistemáticamente a 85, ponga la semana que corresponde a 85. Es la diferencia entre una previsión y una lista de deseos.

Incluya los pedidos confirmados que todavía no ha facturado. Es la mitad de cualquier previsión seria de tesorería y es justo lo que se queda fuera cuando alguien tira solo de las facturas emitidas.

No se olvide de lo que no pasa todos los meses. El IVA trimestral, las pagas extra, el impuesto de sociedades, el seguro anual. Son los que rompen previsiones, precisamente porque no están en la rutina mensual.

Los dos escenarios que hemos incluido

Los deslizadores hacen las dos preguntas que más cambian el resultado.

«Y si los clientes pagan más tarde». Es el escenario más probable de todos y casi nadie lo modela. Pruébelo sobre el ejemplo y verá algo que no es evidente.

Con 14 días de retraso, el agujero de la semana 12 pasa de 600 € a 18.600 €. La misma semana, treinta veces más hondo. Pero con 21 días ocurre otra cosa: la rotura salta de la semana 12 a la semana 4.

Es decir, esto no se deteriora poco a poco: hay un escalón. Mientras el retraso sea pequeño, el problema sigue siendo el de siempre, solo que peor. Pasado cierto punto, la caja se rompe dos meses antes y todo el margen de maniobra desaparece. Localizar dónde está ese escalón en su propia empresa es probablemente lo más útil que puede sacar de esta herramienta en diez minutos.

«Y si las ventas caen». Este afecta solo a las entradas, que es como funciona en la realidad — los gastos fijos no caen con las ventas, y por eso una caída del 15% duele más de lo que parece.

Qué hacer con lo que vea

Si le sale una semana en rojo, tiene cuatro palancas y conviene usarlas en este orden: adelantar un cobro (llamar al cliente grande antes, ofrecer un descuento por pronto pago), retrasar un pago (hablar con el proveedor antes de que venza, no después), tirar de póliza —para eso está, y es mucho más barato negociarla con semanas de antelación que el día que hace falta— y por último recortar, que es la más lenta y por eso la última.

Lo importante es que las cuatro necesitan tiempo. Por eso el valor de esta tabla no está en la precisión: está en ver el problema con seis semanas de margen en vez de con seis días.

Y luego, la parte que no automatiza ninguna herramienta

Refrescarla todos los lunes. Quitar la semana cumplida, añadir una nueva semana 13, y comparar lo que había previsto con lo que pasó de verdad.

Esa comparación es donde está el aprendizaje: si semana tras semana cobra menos de lo previsto, no es mala suerte — es que sus hipótesis de cobro son optimistas y hay que corregirlas. Una previsión que no se refresca se convierte en una fotografía vieja en un mes.